نحوه ارسال فکس

شما چه یک تازه کار جوان که چیزی در مورد فکس نشنیده است و نحوه ارسال فکس را یاد نگرفته است، باشید و چه فردی باشید که نحوه ارسال فکس را آموزش دیده‌اید اما هم اکنون آن را فراموش کرده‌اید، باید شیوه انجام این کار را بدانید. در نظر داشته باشید که تعدادی تفاوت بین دستگاه‌های فکسی که در بازار وجود دارند، وجود دارد. بنابراین شما باید با استفاده از دفترچه‌های راهنمایی که هر کدام از دستگاه‌های فکس دارند، به ارسال فکس بپردازید. این دستگاه‌ها به یک نامه همراه یا کاور لتر شماره گیری فکس و ارسال فکس نیازمند هستند که پس از طی کردن این مراحل، فکس را به مقصد ارسال می‌کنند. در ادامه قرار است که شما با اقدامات قبل از ارسال فکس، اقدامات حین ارسال فکس و ارسال فکس با کامپیوتر یا گوشی آشنایی پیدا کنید. با ما همراه باشید.

سرویس‌های جایگزین فکس

با توجه به پیشرفت‌هایی که در زمینه تکنولوژی دیده می‌شود، امکان ارسال فکس با استفاده از فضاهای مجازی هم فراهم گردیده است. حال افرادی که نیاز کمی به فکس پیدا می‌کنند، می‌توانند به جای این که هزینه‌های زیادی را برای خرید دستگاه فکس متحمل شوند، از سرویس‌های اینترنتی ارسال فکس بهره ببرند. برخی از این سرویس‌ها که به عنوان یک جایگزین برای دستگاه فکس شناخته شده‌اند، عبارتند از:

1. PamFax:

این سرویس یکی از هوشمندترین سرویس‌های ارسال فکس است که با سرعت فکس را از مبدأ به مقصد می‌فرستد. این سرویس یک نوع سرویس فکس برای اسکایپ به شمار می‌آید و ممکن است گاهی اوقات هزینه‌هایی جزئی را از شما مطالبه کند.

2. HelloFax:

این سرویس به شما کمک می‌کند که اسناد گوگل را به خوبی فکس کنید و آن‌ها را به مقصد ارسال کنید. این سرویس شماره‌های فکس رایگانی را به شما ارائه می‌کند که ممکن است برای انجام خدمات فکس از شما هزینه‌هایی را مطالبه کنند. در هر حال با استفاده از HelloFax شما می‌توانید از گوگل پلی هم برای ارسال فکس بهره ببرید.

قبل از ارسال فکس چه کنیم؟

قبل از ارسال فکس، نامه همراه را تهیه کنید. برای این که نحوه ارسال فکس را یاد بگیرید، لازم است که یک نامه همراه داشته باشید. اغلب دستگاه‌های فکسی که در محیط‌های مختلف وجود دارند، توسط چند نفر یا چند دفتر به کار گرفته می‌شوند. به همین دلیل ایده خوبی است که شما برای ارسال هر کدام از فکس‌ها، یک نامه همراه داشته باشید و عکس خود را با استفاده از این نامه به شخص درست یا همان شخص مقصد برسانید. نامه همراه اطلاعاتی مثل نام گیرنده، تعداد صفحات فکس و محتوای فکس را در بر دارد. همچنین این اطلاعاتی مثل نام شماره فکس اطلاعات فرستنده و اطلاعات گیرنده را نیز در بر می‌گیرد.

•  شماره فکس را شماره گیری کنید.

 پس از آن که نامه همراه را تدارک دیدید، باید شما یک شماره فکس را شماره گیری کنید. این کار درست همان ‌گونه که شماره گیری در تلفن‌های خانگی اتفاق می‌افتد، باید طی شود. بسیاری از دستگاه‌های فکس جدید برای ارسال یک فکس نیاز به شماره گیری کد منطقه ندارند اما دستگاه‌های قدیمی فکس به شماره‌های منطقه یا شماره‌های پیش کد نیازمند هستند. برخی از دستگاه‌های فکس نیز محل زندگی انسان را در نظر نمی‌گیرند و خود یک پیش شماره مشخص دارند که هر فردی باید قبل از وارد کردن هر شماره‌ای، این پیش شماره را یاد بگیرد و آن را شماره گیری کند. گاهی اوقات کد کشور به شماره فکس اضافه می‌شود. این اعداد (شماره فکس) در کار‌ت‌‌های تجاری یا کارت‌های مربوط به یک کسب و کار قرار می‌گیرند و به راحتی می‌توانند مورد استفاده قرار بگیرند.

• روش قرار دادن کاغذ را تعیین کنید.

اگر برای فکس قرار است شما یک کاغذ را درون دستگاه فکس بگذارید، باید این کاغذها را در یک جهت مناسب قرار دهید. اگر قرار است یک مقاله را اسکن کنید، نباید کاغذها اشتباه روی اسکنر دستگاه قرار بگیرند بلکه باید در بخش سینی دستگاه قرار بگیرند تا بتوانند اسکن شوند. دستگاه‌های فکس مختلف نحوه قرار گیری کاغذ متفاوتی هم دارند. برای این که افراد از به غلط افتادن در این زمینه ایمن باشند و اشتباه نکنند، خود دستگاه‌های فکس جهت قرار دادن کاغذ را با یک برچسب مشخص کرده‌اند. این محل جایی در نزدیکی مکانی است که در یک منطقه کاغذ قرار گرفته است. در اینجا باید یک فلش راهنما یا یک شکل را ببینید که نشان دهنده جهت قرار گرفتن کاغذ هست. اگر گوشه کاغذها خط افتاده باشد، این به این معنی است که صفحات باید به دستگاه فکس وارد شوند. اگر گوشه‌ی تا شده کاغذ خالی باشد، این بدان معنی است که کاغذ باید طوری قرار بگیرد که سمت جلوی آن رو به شما باشد.

•  کاغذهای مناسب برای فکس را انتخاب کنید.

 امروزه دستگاه‌های فکس یک کاغذ با اندازه استاندارد را در خود جای می‌دهند. رایج‌ترین اندازه کاغذ برای دستگاه کاغذهای a4 یا برگه‌های آمریکایی هستند. اگر شما کاغذ غیر استاندارد را برای فکس کردن در دستگاه قرار دهید، به جای فکر کردن ممکن است.

برای ارسال فکس چه کنیم؟

حال به ارسال فکس می‌رسیم. برای ارسال فکس هم لازم است که مراحل زیر را انجام دهید:

•  برای ارسال فکس از دستگاه فکس خود استفاده کنید.

برای این که بدانید که نحوه ارسال فکس و اقدامات قبل از ارسال فکس چیست، باید با کاغذی که به درستی وارد شده و شماره‌ای که به درستی گرفته شده است، دکمه ارسال را فشار دهید. این دکمه معمولاً یک دکمه بزرگ است که شما را متوجه خود می‌کند. می‌توانید این کلید ارسال را فشار دهید. پس از فشار دادن دکمه ارسال یک سری صدای بوق یا یک سری صدای آواز ممکن است متوجه شما شود که این صدا یک صدای طبیعی است. در واقع این صداها، صداهایی هستند که می‌توانند بگویند که دستگاه‌های فکس چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. حالا اگر فکس شما یک عکس موفقیت آمیز باشد، شما پس از چند دقیقه یا چند ثانیه یک پیغام طولانی یا صدای می‌شنوید. اگر دستگاه فکس شما با مشکل مواجه شده باشد، این صدا ممکن است به گوش نشنیده باشد.

• برای ارسال فکس از ایمیل استفاده کنید.

شماره‌ای که شما برای ارسال فکس وارد این دستگاه می‌کنید، ممکن است با استفاده از یک ایمیل و بدون پرداخت هزینه، فکس شما را ارسال کند. البته این اغلب اوقات در پیشرفته‌ترین دستگاههای فکس دیده می‌شود و در دستگاه‌های معمولی وجود ندارد. به هر حال شما با استفاده از ایمیل هم می‌توانید متن یا تکست خود را به دیگران ارسال کنید و حتی هزینه آن را کاهش دهید.

ارسال فکس از طریق موبایل

برای این که بتوانید با استفاده از موبایل به ارسال فکس بپردازید، باید یکی از سرویس‌های آنلاینی که جایگزین دستگاه‌های فکس هستند را بر روی موبایل به اجرا در بیاورید. این سرویس‌ها می‌توانند در هر زمان و هر مکانی فکس را دریافت کنند، به بایگانی‌های حساب کاربری دسترسی پیدا کنند و در نهایت هم با سرعت بالا فکس را ارسال کنند. امروزه افراد برای کاهش هزینه‌های خرید دستگاه فکس، از چنین برنامه‌هایی استفاده می‌کنند.

ارسال فکس با استفاده از کامپیوتر

برای این که با استفاده از کامپیوتر به دستگاه فکس متصل شوید و یک سند را فکس کنید، باید کلمه را در صفحه نمایش کامپیوتر جستجو کنید. در اینجا باید از اتصال خط‌های تلفن به کامپیوتر اطمینان پیدا کنید چرا که برای ارسال فکس به این خط‌ها نیاز دارید. حال باید متن مورد نظر که قرار است فکس شود را در کادر بزرگ قرار دهید و شماره گیرنده را نیز وارد کنید. در نهایت هم روی کلید send کلیک کنید تا سند و متن مورد نظر شما ارسال شود.

نحوه دریافت فکس

حال که به صورت کامل یا نحوه ارسال فکس آشنایی پیدا کردید، ممکن است بخواهید با نحوه دریافت فکس نیز آشنا شوید. برای دریافت فکس اول از هر چیزی باید اطمینان حاصل کنید که دستگاه فکس شما به برق متصل شده است و از خدمات اینترنتی هم بهره می‌برد.‌ حال باید دستگاه فکس را روشن کنید و سپس این دستگاه را در حالت فکس یا حالت اتوماتیک قرار بدهید

 در مرحله بعد میزان جوهر و نوع کاغذ که استاندارد هست یا خیر را بررسی کنید تا مشکلی در چاپ یا پرینت گرفتن پیش نیاید. سپس منتظر باشید تا دستگاه فکس به صدا در بیاید. در این مرحله هم اگر صداهایی معمول و عادی را شنیدید، یعنی دستگاه شما سالم است. در صورت شنیدن صداهای وحشتناک، باید ساختار فکس خود را بررسی کنید. در مرحله نهایی هم خود دستگاه فکس اسناد دریافتی را با حالت استاندارد به شما تحویل می‌دهد. دریافت فکس از ارسال فکس آسان‌تر است. از این رو دریافت فکس به زمان کمتری نسبت به ارسال فکس نیاز دارد.

سخن پایانی

ما در این مطلب در مورد نحوه ارسال فکس، نحوه دریافت فکس، ارسال فکس با موبایل و ارسال فکس با کامپیوتر با شما صحبت کردیم. از آنجایی که ارسال فکس یک امر مهم تلقی می‌شود، باید افراد ابتدا نحوه کار با دستگاه فکس را یاد بگیرند و سپس به بهترین شکل ممکن از آن بهره ببرند. امیدواریم توانسته باشیم نیاز شما به یادگیری شیوه ارسال فکس را برطرف کرده باشیم و مطالب ضروری را برای شما تشریح کرده باشیم. شما عزیزان می‌توانید نظرات و پیشنهادات خود را در این زمینه با ما به اشتراک بگذارید.