نحوه انتخاب پرینتر مناسب برای کسب و کار

کیفیت ضعیف چاپ، گیر کردن کاغذ در پرینتر، گران بودن کارتریج و دیگر موارد میتواند شما را نا امید کند. امروزه فن آوری قابل اعتماد و چاپگر و اسکنر به شما امکان می دهد تا بیشتر روی آسایش چاپ و صرفه جویی در مصرف انرژی متمرکز شوید: عواملی مانند حجم خروجی ماهانه، ظرفیت ورودی کاغذ ، ویژگی های قابلیت استفاده و هزینه های جاری است. تلاش برای تصمیم گیری اینکه چاپگر تا چه اندازه به نیازهای شغلی شما تأمین خواهد کرد، مستلزم ارزیابی هر یک از این خصوصیات است.

با شروع برخی از مهمترین سوالات از خود : آیا شما به چاپ و کپی کردن رنگی نیاز دارید؟ آیا یک مدل تک کاره کار شما را انجام خواهد داد ، یا به یک چاپگر همه کاره (AIO) نیاز دارید که بتواند کپی کند و اسناد و عکس ها را اسکن کند؟ اینها سؤالات کلیدی هستند ، بنابراین بیایید آنها را نظم بگیریم.

باید پرینتر تک رنگ یا رنگی تهیه کنم؟

بیشتر اوقات ، صفحات رنگی جذاب تر بوده و تأثیر بیشتری نسبت به همتایان سیاه و سفید خود دارند. و رنگ ، در صورت استفاده صحیح ، به تأکید و انتقال واضح تر محتوای موجود در اسناد کسب و کار شما کمک می کند. از طرف دیگر ، انواع خاصی از اسناد از رنگ استفاده نمی کنند و استفاده از آن در این سناریوها چیزی بیش از هزینه غیرضروری نیست.

به عنوان مثال ، بسیاری از فاکتور ها (مانند ، مثلاً رسیدهای تایر فروشی یا مراجعه به بازپرداختها و دستورالعملهای بیمار از مطب پزشک) خواستار رنگ نیستند. با غالب بودن محتوای متن ، این برنامه ها به جای آن نیاز به متن مشکی دقیق و آسان برای خواندن دارند و از آنجا که مشتری یا بیمار اغلب منتظر هستند ، معمولاً آنها به سرعت به آن احتیاج دارند. اسناد تک رنگ نیز معمولاً در توزیع اطلاعات درون خانه در یادداشت ها و گزارش ها بسیار کارآمد هستند (یا حداقل هزینه کمتری دارند).

اگر به درستی از آن استفاده شود ، رنگ تأثیر می گذارد ، نه تنها پیام شما را با وضوح و پویاتر انتقال می دهد ، بلکه در تلاش برای تحت تأثیر قرار دادن مشتری بالقوه به پیشرفت بهتر کمک می کند. و البته ، هنگام تهیه بروشور ، کاتالوگ و سایر مواد بازاریابی خود در خانه ، همه چیز ضروری است.

اشکال استفاده از رنگ این است که بسته به محتوا و چاپگر خود ، هر صفحه رنگی به راحتی می تواند سه تا پنج برابر بیشتر از یک تک رنگ یا بیشتر از آن هزینه کند. همانطور که خواهید دید ، در طی چند سال گذشته ، اکثر سازندگان چاپگر دستگاه هایی را معرفی کرده اند که انواع اسناد ، تک رنگ و رنگی را با هزینه های بسیار پایین تر چاپ می کنند.

باید یک پرینتر تک کاره یا یک همه کاره داشته باشم؟

همان اندازه که انتخاب چاپگر تک رنگ یا رنگی مهم است ، مهم این است که بخواهیم یک دستگاه تک کاره ، چاپی یا یک چند کاره (AIO) خریداری کنیم. یک چاپگر چند کاره AIO همچنین به عنوان یک دستگاه چند منظوره یا MFP شناخته می شود ، همچنین می تواند اسناد فکس را کپی ، اسکن (در بعضی موارد) کند. اکثر AIO ها چاپگر را با یک اسکنر مسطح متصل می کنند که عملکرد اسکن اضافی را تسهیل می کند.

محیط های زیادی وجود دارد ، مانند آن موضوعی که قبلاً به آنها اشاره کردم . گاهی اوقات ، تمام آنچه شما نیاز دارید چاپگر است که چاپ می کند ، و پرداخت هزینه اضافی برای ویژگی های مورد نیاز شما معنی ندارد. با این حال ، بسیاری از دفاتر و شرکت ها حداقل نیاز به کپی کردن و اسکن اسناد دارند ، بنابراین تصمیم می گیرند که چاپگر چندکاره MFP را انتخاب کنند.

اولین ویژگی متمایز پرینتر های MFP این است که آیا این اسکنر مسطح خود را با یک فیدر اتوماتیک اسناد (ADF) برای رسیدگی به اسناد چندرسانه ای بدون دخالت کاربر جفت می کند. هنگام کپی کردن یا اسکن کردن اسناد چندرسانه ای ، ساده ترین و ارزانترین AIO ها ، فاقد ADF ، از شما درخواست می کنند که صفحات را روی تخت اسکنر قرار دهید یا یکی را به طور هم زمان قرار دهید.

در مقابل ، با قابلیت ADF ، شما به سادگی حجم زیادی از صفحات را در فیدر قرار می دهید و به شما اجازه می دهد به راحتی صفحات را چندین بار اسکن یا کپی کنید.

خود ADF همچنین برای دستیابی به اسناد چند طرفهه در دو نوع مختلف وجود دارد: دستی-کپی و دوبلکس خودکار. با حالت اول ، وقتی دستگاه اسکن قسمتهای اول پشته صفحات را تمام کرد ، باید پشته را به صورت دستی بکشید و مجدداً آن را در ADF قرار دهید تا طرف های دیگر را اسکن کنید. دوبلکس خودکار این کار را برای شما انجام می دهد.

چاپگر جوهرافشان یا لیزری تهیه کنم؟

تجربه سنتی این است که چاپگرهای لیزری سریع تر، قابل اطمینان تر، ارزان تر برای استفاده هستند و از بازده بهتری نسبت به همتایان جوهر افشان خود هستند. اما حقیقت این است که این استدلالها دیگر کاملاً معتبر نیستند و چند سالی نبوده اند. در واقع بسته به اینکه چه مقدار و چه میزان چاپ می کنید، ماشین های جوهر افشان غالبا برتری دارند. بیایید به طور خلاصه به هر بحث بپردازیم.

فناوری لیزر :

تونر را برای کل صفحه در یک سوء استفاده کاهش می دهد .ذاتاً سریعتر از روشی است که اکثر جوهر افشان ها جوهر را روی کاغذ اعمال می کنند ، با یک چاپگر نسبتاً کوچک که به جلو و عقب می رود . جوهر افشان های با حجم متوسط ​​به طور معمول با حدود 25 صفحه در دقیقه (ppm) بالا می روند ، در حالی که ماشین های لیزر قابل مقایسه اغلب از 10ppm تا 15ppm سریعتر هستند.

پرینترهای لیزری با راندمان بالاتر ، به سرعت چاپ 50ppm یا بیشتر می رسند . اما سرعت 25ppm برگه در دقیقه برای اکثر محیط های کسب و کار به اندازه کافی سریع هستند.

گذشته از سرعت، آیا چاپگرهای لیزری قابل اطمینان تر هستند؟ مدتی این سوال وجود داشت که برخی از پرینترهای جوهرافشان مشکلات بیشتری به گیر کردن کاغذ ، نازل بسته شده داشتند، اما آن روزها تمام شده اند.

در مورد اینکه آیا چاپگرهای جوهر افشان نسبت به لیزرها گرانتر هستند ، در حالی که موارد استثنائی نیز وجود دارد ، این مورد تاکنون مدتی نبوده است. در واقع ، به اصطلاح جوهر که اکثر آنها بجای کارتریج های کوچک جوهر از بطری های پر کننده بزرگ استفاده می کنند ، می توانند به مراتب کم هزینه تر از رقبای لیزری خود باشند.

همچنین ، لازم به ذکر است که پرینتر های جوهر افشان تمایل دارند از برق به میزان قابل توجهی کمتر از لیزرهای قابل مقایسه استفاده کنند. در محیط های پر مصرف چاپ ، جایی که چاپگر فعال است و تمام روز درحال چاپ صفحه است ، می توانید با یک جوهر صرفه جویی کنید.

یکی از جنبه هایی که در آن خروجی چاپگرهای لیزری بر روی خروجی جوهر افشان غلبه می کند ، استحکام یا دوام چاپ است. چاپ لیزری به طور معمول بدون ترک خوردگی و محو شدن بیشتر عمر می کنند و در صورت قرار گرفتن در معرض رطوبت مستعد به لک نیست. این یک مزیت در محیط هایی است که ماندگاری سوابق اسناد مانند مدارک پزشکی مهم است.

به چه نوع اتصالی در پرینتر نیاز دارم؟

با پیشرفت دستگاه های دستی مانند تلفن های هوشمند و تبلت ، امروزه روش های زیادی برای اتصال به چاپگر خود دارید. رابط های استاندارد شامل دو نوع اتصال اصلی سیمی (شبکه اترنت یا اتصال به یک رایانه از طریق USB) و بی سیم (802.11 Wi-Fi ، Wi-Fi Direct ، بلوتوث ، ارتباط نزدیک فیلد یا NFC ، Mopria) است. ، اپل AirPrint ، و موارد دیگر).

از این لیست استاندارد های بی سیم ، فقط Wi-Fi و AirPrint جزوه پروتکل های محلی (LAN) هستند. بقیه ویژگی ها همتا هستند که به شما امکان می دهند یک وسیله دستی یا سایر دستگاه ها را مستقیماً به چاپگر متصل کنید بدون اینکه بخشی از سخت افزار جزئی از یک LAN باشد. NFC در بین آنها بی نظیر است ، به این دلیل که به شما امکان می دهد با فشار دادن دستگاه NFC فعال شده به یک نقاط مهم روی چاپگر ، معمولاً روی پانل کنترل ، به چاپگر متصل شوید.در هر صورت ، بیشتر چاپگرهای امروزی برنامه های قابل بارگیری را نیز ارائه می دهند که به شما امکان می دهد تلفن های هوشمند و تبلت های خود را از طریق شبکه بی سیم متصل کنید.

برای خرید پرینتر چه نوع کنترلهایی را باید جستجو کنم؟

بسته به نوع پرینتر نیاز به کنترل پنل قوی یا کنترل های مبتنی بر وب بیشتر است. در چاپگرهای کسب و کار امروزی ، ما هرگز شاهد تنوع از گزینه های فرمان پرینتر نیستیم ، از پانل های ساده متشکل از یک دکمه یا دو و چند LED وضعیتی گرفته تا صفحه نمایش های لمسی با اندازه تبلت و قابل تنظیم که قادر به ارائه تنظیمات جداگانه برای کاربران خاص هستند.

این پنل های کنترل گرافیکی علاوه بر اجرای دستورات ، مانند تهیه کپی یا چاپ از سایت های ابری ، به شما امکان می دهند تغییرات امنیتی و سایر تنظیمات را انجام دهید ، منابع را نظارت و سفارش دهید و از تولیدات دقیق ، امنیتی و گزارش های دیگر استفاده کنید. به طور مشابه ، و اغلب راحت تر ، می توانید اکثر چاپگرهای کسب و کار را از طریق پورتال وب پردازنده که از رایانه شخصی ، تلفن یا تبلت خود به آنها دسترسی دارید ، کنترل ، پیکربندی و نظارت کنید.

چگونه چاپگر سایز مناسب را برای کار خود انتخاب کنیم؟

دقیقاً همانطور که بسیاری از انواع و اندازه های مختلف مشاغل مختلف وجود دارد ، تعداد زیادی از چاپگرها با ظرفیت ، حجم ، مجموعه ویژگی ها و گزینه های گسترش وجود دارد.، پرینتر تک کاره یا چندکاره  را بر اساس میزان کار برای انجام کار به سه دسته تقسیم می کنیم:
دفتر یا دفتر کار کوچک (SOHO)  خانگی کوچک : این دستگاه ها در محیط چاپی و کپی با حجم کم از پنج یا کمتر کاربر استفاده می کنند و بیش از چند صد صفحه در هر ماه تولید نمی کنند.

مشاغل متوسط ​​یا کوچک ​​ :(SMB)این چاپگرها حدود 5 تا 25 کاربر در محیط های چاپی و کپی با حجم متوسط ​​، حداکثر تا دو هزار صفحه در ماه قرار می دهند.

حجم بالا یا شرکت بزرگ : دستگاه هایی در این سطح برای طراحی هزاران صفحه در هر ماه طراحی شده اند. آنها غالباً بخشی از شرکت ، گزینه های امنیتی پایدار را ارائه می دهند و معمولاً بسیار قابل گسترش هستند ، گاهی اوقات با افزودنی های مختلف مانند استپلر ، مرتب کننده ، و کشوها و سطل های ورودی کاغذ با ظرفیت بالا طراحی شده اند.

با استفاده از اطلاعات فوق ، شما آماده هستید تا تعداد مشکلاتی را که شما برای انتخاب چاپگرهای تک و چند منظوره را که با کسب و کار خود روبرو هستید ، از میان بردارید. امیدواریم که این مقاله آموزشی به شما در انتخاب صحیح پرینتری مطابق با نیازتان کمک کند.

• با الهام از مطالب وب سایت اچ پی